Beantragung von Schengen-Visa

Machen Sie sich möglichst früh mit dem Antragssystem bei der zuständigen deutschen Botschaft vertraut,

Klären Sie, in welcher Visumskategorie der Antrag gestellt werden muss. Teils ist bei der Buchung des persönlichen Vorsprachetermins auch relevant, in welche Terminkategorie (Tourismus, Business, andere Kategorie) das Visum fällt. Einige Botschaften sind beispielsweise dazu übergegangen, Fachkräftebegegnungen als geschäftliche Reise einzuordnen. Hier kann es hilfreich sein, direkt an die Botschaft zu schreiben und den Charakter und Grund der Reise nochmals zu erklären.

Grundsätzlich müssen die Termine zur Visabeantragung online gebucht werden.

Die Websites aller deutschen Vertretungen im Ausland sind gelistet.

Die Annahme und Bearbeitung von Visumsanträgen wird von den deutschen Konsulaten zunehmend an den privaten Dienstleister TLS Contact ausgelagert. Ob dies für Ihr Partnerland zutrifft, können Sie hier prüfen: Dienstleister für Visumsanträge prüfen.

Achtung: Auch für Organisationen, die schon Erfahrung mit der Antragstellung haben, gilt es, sich möglichst frühzeitig über die aktuell geltenden Regelungen – und über mögliche, im relevanten Zeitraum geplante Verfahrensänderungen – zu informieren.

Nehmen Sie möglichst frühzeitig mit der deutschen Botschaft vor Ort (z.B. Kulturreferent*in), der Konsular-Abteilung bzw. mit der dortigen Visastelle Kontakt auf, um diese über Ihr Vorhaben zu informieren. So ist Ihr Projekt zum Zeitpunkt der Terminvergabe und Antragstellung dort schon bekannt. Informieren Sie im Fall von Schwierigkeiten im Antragsprozess ebenfalls die Rechts- und Konsular-Abteilung der zuständigen Botschaft.

Die einladende Organisation stellt allen Teilnehmenden und Begleitpersonen, die ein Visum benötigen, ein förmliches Einladungsschreiben aus. Dieses sollte neben den detaillierten persönlichen Daten des*der Eingeladenen und den Daten und der Zahl der Reisetage die Übernahme sämtlicher möglicher anfallender Kosten aufgeführt sein (Reisekosten, Unterkunft, Verpflegung, Versicherungen etc.). Ggf. sollten auch Belege für die Auslandskrankenversicherung, die Flugreservierung (nicht Buchung!) oder eine Unterkunft (Hotelreservierung, Bestätigung über private Unterbringung etc.) dem Schreiben beigelegt werden.

Aufgrund unabsehbarer finanzieller Risiken für einen Verein bis hin zur Insolvenz ist grundsätzlich davon abzuraten, in diesem Rahmen eine Verpflichtungserklärung im Sinne von §§ 66–68 Aufenthaltsgesetz abzugeben. Sollten Sie von einer Visa-Stelle ausdrücklich dazu aufgefordert werden, eine Verpflichtungserklärung abzugeben, dann sprechen Sie die zuständigen Mitarbeiter*innen der BKJ gerne vorher nochmals für eine Beratung an.

Bei Förderung durch die BKJ-Zentralstellen

Als Zentralstelle für die Vergabe von Förderungen des Deutsch-Polnischen und des Deutsch-Französischen Jugendwerks sowie des Kinder- und Jugendplans des Bundes stellen wir Unterstützungsschreiben für Ihr Vorhaben aus – sprechen Sie uns einfach an!

Das DFJW stell bei entsprechender Förderung ebenfalls Unterstützungsschreiben aus. Wenden Sie sich hierzu an die dortigen Projektbeauftragten. Ihre Anfrage sollte idealerweise bereits zum Zeitpunkt der Terminvereinbarung beim DFJW eingehen und alle für das Schreiben benötigten Informationen enthalten (Namen und Standorte der beteiligten Partnerorganisationen, Ansprechperson für die Visa-Stelle am Ort der Antragsstellung, vorläufiges Programm, Informationen zu den Inhalten und Zielen der Begegnung, Name und Adresse der Unterkunft in Deutschland, Auskunft über die Versicherung der Teilnehmenden, Namen der Teilnehmenden, Wohnort, Geburtsort und -datum, Passnummern mit jeweiliger Gültigkeitsdauer).

Bei Förderung durch das BMZ und Engagement Global

Die Ansprechpersonen für Teams up! beim Deutsch-Afrikanischen Jugendwerk stellen auf Anfrage ein Visabegleitschreiben sowie ein Unterstützungsschreiben des BMZ zur Vorlage bei der zuständigen Botschaft zur Verfügung. Diese können bei Teams up! über jugendbegegnungen@engagement-global.de angefragt werden.

Teilnehmer*innen und Begleitpersonen, die ein Visum benötigen, sollten möglichst frühzeitig einen Termin für die Antragstellung buchen. Die bis zum Termin verbleibende Zeit kann so genutzt werden, um alle benötigten Unterlagen zusammenzustellen.

• Prüfen Sie, ob es die Möglichkeit einer Gruppenbeantragung gibt, um den Teilnehmenden die stressige Situation zu ersparen, alleine zur Botschaft zum Gesprächstermin kommen zu müssen. Einige Botschaften bieten dazu an bestimmten Wochentagen Gruppentermine für gemeinsam reisende Gruppen ab 5 Personen an. Wichtig: Auch bei Gruppenterminen muss jede Person einzeln vorsprechen. Das Interview dauert ca. 15 Minuten. Besonderes Augenmerk wird dabei auf die Darstellung der Rückkehrbereitschaft gelegt.
• Sollten keine Termine verfügbar sein, empfehlen wir, bei der Visastelle der Botschaft anzufragen, wann neue Termine ausgeschrieben werden. Es kann zudem sein, dass Termine nicht für alle Visakategorien freigeschaltet und beispielsweise nur Termine für Business- aber keine für Tourismus-Visa verfügbar sind. Auch hier ist es sinnvoll, nachzufragen, welche Terminkategorie für die geplante Reise gebucht werden muss.

Oft wird ein Nachweis über eigenes Einkommen, ausreichende finanzielle Mittel für die Reise oder der Besitz eines Bankkontos gefordert, den Jugendliche insbesondere in Ländern des Globalen Südens oft nicht vorweisen können. Die durchführende Organisation vor Ort sollte daher mittels eines Begleitschreibens zum Visa-Antrag dokumentieren, dass der*die Antragsteller*in bei ihr Mitglied ist (bzw. im Namen dieser reist), sie als NRO registriert und gemeinnützig ist und dass ein Konto und ausreichende finanzielle Mittel vorhanden sind.

Bei der Bewilligung von Visa für Teilnehmer*innen aus Ländern des Globalen Südens legen die Behörden größten Wert auf den sogenannten „Nachweis über die ‚immaterielle Verwurzelung‘ im Land“, anhand dessen sie die sogenannte „Rückkehrbereitschaft“ jedes*jeder einzelnen Antragsteller*in individuell einzuschätzen versuchen. Von dieser Einschätzung hängt in der Regel ab, ob ein Visumsantrag bewilligt oder abgelehnt wird. Ein durch die Organisator*innen der Begegnung für alle Teilnehmer*innen individuell ausgestelltes Begleitschreiben zum Visa-Antrag sollte daher nachvollziehbar beschreiben, inwiefern sie am Wohnort und im sozialen Umfeld verwurzelt sind und welche Zukunftsperspektiven der*die Antragsteller*in am Wohnort erwartet. Aus dem Schreiben sollte auch hervorgehen, wie lange der*die Antragsteller*in der Organisation bereits bekannt ist. Die Schilderung kann zum Beispiel folgende Kriterien aufgreifen:

Soziale, familiäre und zivilgesellschaftliche Einbindung

• Ehrenamtliches zivilgesellschaftliches bzw. politisches/demokratisches Engagement, z.B. aktive Mitgliedschaften in Vereinen, Kirchengemeinden, Initiativen etc.
• Kulturelle und familiäre Verwurzelung am Wohnort sowie Stellung in der Gemeinschaft (am Wohnort, im sozialen Umfeld/Familie, in Schule/Ausbildung etc.)
• Teilnehmer*in in laufenden oder angebahnten (weiteren) Projekten im Heimatland über den Zeitraum des aktuellen Austausches hinaus
• Rolle und Verantwortung im sozialen und familiären Umfeld aufgrund von Fähigkeiten, Wissen, etc. (z.B. Übernahme von Pflege- oder Betreuungsaufgaben bei Angehörigen)

Zukunftsperspektiven am Wohnort

• Rolle und Verantwortung des*der Teilnehmer*in in der weiteren (ggf. zukünftigen) Projektentwicklung
• Aussichten auf Ausbildungs- oder Studienplatz bzw. berufliche Bindungen/Perspektiven
• Ausstehender Studien- oder Ausbildungsabschluss/bereits erreichte Abschlüsse
• Lokale Stipendien, Förderungen oder Auszeichnungen
• Zukunftsvision (Ziele für die eigene Zukunft und für das soziale Umfeld/die Gemeinschaft nach der Rückkehr)

Im Falle einer Ablehnung von Visumsanträgen sollte unbedingt das Widerspruchsrecht („Remonstration“) genutzt werden. Hinweis: Die „Remonstration“ dauert oft länger als einen neuen Antrag zu stellen. Vorteil der „Remonstration“ ist, dass bei erneuter Ablehnung der Grund der Ablehnung individuell erläutert werden muss.

Kontaktieren Sie die Visastelle der zuständigen Botschaft möglichst frühzeitig. Sollte diese bereits über Ihr Vorhaben informiert sein, empfehlen wir, auch den*die Kulturreferent*in der Botschaft sowie das für das Land zuständige Referat im Auswärtigen Amt in Kopie zu setzen.

Legen Sie Beschwerde gegen die Ablehnung ein: Gegen einen negativen Bescheid kann der*die Antragsteller*in innerhalb eines Monats schriftlich und ggf. mit zusätzlichen, den Antrag unterstützdenden Dokumente, direkt bei der betreffenden Auslandsvertretung Beschwerde einlegen („Remonstration“). Die Auslandsvertretung muss den Visumsantrag in diesem Fall erneut prüfen. Wird auch nach erneuter Prüfung der Antrag auf Erteilung eines Visums abgelehnt, kann der*die Antragsteller*in – ebenfalls innerhalb eines Monats ab der erneuten Ablehnung – beim Verwaltungsgericht Berlin Klage erheben. Hinweis: Die „Remonstration“ dauert oft länger als einen neuen Antrag zu stellen. Vorteil der „Remonstration“ ist, dass bei erneuter Ablehnung der Grund der Ablehnung individuell erläutert werden muss.

Die Fachstelle für den internationalen Jugendaustausch (IJAB) dokumentiert im Auftrag des Bundesministeriums für Familie, Senioren, Frauen und Jugend (BMFSFJ) alle Fälle ab 2022, bei denen die Erteilung von Visa verzögert oder abgelehnt wurde oder andere Schwierigkeiten aufgetreten sind: Meldesystem von IJAB zur Erfassung von Hürden und Schwierigkeiten

Über das Meldesystem kann jede Art von Hürde, die bei der Beantragung auftaucht dokumentiert werden, wie z.B. Schwierigkeiten bei der Terminvergabe, Unklarheiten in Bezug auf die Visumskategorie, hohe Kosten für Visaanträge oder Servicegebühren der Visa-Dienstleister oder auch persönliche Befürchtungen, die Ihre Partner im Falle einer Ablehnung ggf. von einem Widerspruch abhalten.

Teilen Sie Probleme, Verzögerungen bei der Vergabe und abgelehnte Anträge auch Ihren Ansprechpartner*innen bei der BKJ mit. Wir versuchen, sie im Einzelfall gezielt zu unterstützen.