Bevor Sie in das Förderverfahren einsteigen, sollten Sie eine französische Partnerorganisation für die Begegnung gefunden haben, gemeinsam mit dieser ein Begegnungskonzept entwickelt und sich mit den Förderbedingungen vertraut gemacht haben.
Ablauf des Förderverfahrens
Hier erfahren Sie, wie das Förderverfahren für deutsch-französische Begegnungen im Einzelnen abläuft.
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Planungsmeldung
Organisationen der Kulturellen Bildung aus Deutschland kündigen der BKJ bis zum 30. Oktober des Vorjahres der Begegnung ihr Vorhaben an. Dazu finden Sie in unserem Download-Bereich ab August die neuen Formulare zur Planungsmeldung von deutsch-französischen Begegnungen.
Mit den Angaben der Planungsmeldung können wir prüfen, ob Ihr Vorhaben förderfähig ist und dem Fördergeber, dem Deutsch-Französischen Jugendwerk (DFJW), den Mittelbedarf mitteilen.
Bitte laden Sie das passende Formular für die Planungsmeldung herunter, füllen Sie es vollständig aus und senden Sie es fristgerecht per Mail an die BKJ.
Sie sind mit der Vorbereitung noch nicht so weit oder haben die Abgabefrist zur Planungsmeldung verpasst? Dann nehmen Sie Kontakt mit uns auf. Wir werden uns bemühen, Ihr Vorhaben zu berücksichtigen.
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Zuschussankündigung, Warteliste oder Förderabsage
Sobald die BKJ vonseiten des DFJW die Mitteilung erhält, mit welcher Fördersumme für das gesamte Jahr zu rechnen ist, teilen wir Ihnen mit, ob Ihre Begegnung gefördert werden kann. Dies geschieht im Frühjahr, in der Regel bis Ende Februar.
Sollte das der BKJ zur Verfügung stehende Budget nicht ausreichen, müssen einzelne Projekte auf eine Warteliste gesetzt werden. In seltenen Fällen muss auch sofort eine Förderabsage erteilt werden. Auch da informieren wir Sie umgehend.
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Antragstellung
Mit der Zuschussankündigung werden Sie aufgefordert, den offiziellen Antrag zu stellen. Dafür reichen Sie das Antragsformular zusammen mit einem nach Tagen gegliederten Programm der Begegnung 3 Monate vor Projektbeginn bei uns ein. Das Antragsformular finden Sie in unserem Download-Bereich.
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Bewilligung, Bestätigung und Abschlagszahlung
Wir bearbeiten Ihren Antrag so, dass Ihnen vor Beginn Ihrer Begegnung eine schriftliche Bewilligung vorliegt. Gleichzeitig schicken wir Ihnen eine Checkliste für den Verwendungsnachweis sowie ein Informationsblatt des DFJW, das während der Begegnung an die Teilnehmer*innen verteilt werden muss.
Bitte senden Sie die der Bewilligung beiligende Bestätigung baldmöglichst unterschrieben an uns zurück. Auf diesem Weg können Sie uns eventuelle Änderungen in der Planung und Ihre Bankverbindung mitteilen. Nach Eingang der unterschriebenen Bestätigung überweisen wir Ihnen eine Abschlagszahlung in Höhe von 50 Prozent der bewilligten Fördersumme.
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Begegnung und Öffentlichkeitsarbeit
Nun kann Ihre Begegnung stattfinden. Bitte tragen Sie Sorge dafür, dass alle direkt und indirekt beteiligten Akteur*innen – Jugendliche, Eltern, Betreuer*innen, Kooperationspartner*innen – sowie die Presse und allgemeine Öffentlichkeit auf die Förderung durch das Deutsch-Französische Jugendwerk aufmerksam gemacht werden. Dafür finden Sie hier das Logo des DFJW.
Evaluation und Qualitätsentwicklung
Die BKJ ermuntert alle Träger internationaler Jugendkultur-Begegnungen, ihre Projekte zu evaluieren, um von den jeweiligen Teilnehmer*innen konkrete Anhaltspunkte benannt zu bekommen, wie zukünftige Projekte noch besser vorbereitet und gestaltet werden können. Hierzu hat die BKJ gemeinsam mit dem DFJW und dem DPJW einen Fragebogen und ein computergestütztes Evaluationsverfahren entwickelt, das bei möglichst vielen Jugendkultur-Begegnungen eingesetzt werden soll. Hier finden Sie nähere Informationen zur Evaluation von internationalen Begegnungen.
Nachweise International
Die BKJ unterstützt auch das Bemühen, möglichst allen Teilnehmer*innen von internationalen Begegnungen jeweils angemessene Nachweise über ihr internationales Engagement auszustellen. Deshalb empfehlen wir Ihnen die Nutzung der von der Fachstelle für Internationale Jugendarbeit (IJAB) gemeinsam mit vielen Trägern entwickelten „Nachweise International“, die aus einem Teilnahme-Nachweis, einem Engagement-Nachweis und einem Kompetenz-Nachweis International bestehen. Nähere Informationen zu den Nachweisen International und alles erforderliche Material zum Download finden Sie hier: www.nachweise-international.de
Hinweis
Die Nutzung der Evaluation und der Nachweise International empfehlen wir im Hinblick auf die Qualitätsentwicklung Ihrer Begegnungen und hat keinen Einfluss auf die Förderung.
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Abrechnung
Die Abrechnungsunterlagen müssen 4 Wochen nach dem Ende der Begegnung bei der BKJ eingereicht werden. Ihr Umfang hängt von der beantragten bzw. bewilligten Förderung ab.
1) Bei einfacher Förderung
Falls Sie lediglich eine Fahrtkosten- und eine Basiskostenförderung beantragt haben:
- Sachbericht
- Verwendungsnachweisformular
- Teilnehmer*innen-Liste
- Nachweis über die Durchführung des Projektes, z. B. Beispiel durch einen Beleg der Unterkunft oder der Fahrtkostenbelege
- Nachweis zur Kommunikation über die DFJW-Förderung (u.a. mit Logo)
2) Bei erweiterter Förderung
Falls Sie zusätzlich zur Fahrtkosten- und Basiskostenförderung auch eine Projektkosten- bzw. Sprachanimationsförderung beantragt haben:
- Sachbericht
- Ggf. Bericht zur Sprachanimation
- Verwendungsnachweisformular
- Teilnehmer*innen-Liste
- Belegliste mit Aufstellung aller Einnahmen und Ausgaben
- Nachweis zur Kommunikation über die DFJW-Förderung (u.a. mit Logo)
Die Formulare zum Verwendungsnachweis befinden sich in unserem Download-Bereich.
Wir weisen darauf hin, dass der Sachbericht ein wichtiges Medium im Rahmen der deutsch-französischen Begegnungspraxis und deren Weiterentwicklung darstellt und möchten Sie ermuntern, den Bericht den tatsächlichen Erfahrungen entsprechend abzufassen, auch wenn diese kritisch gewesen sein mögen. Kein Träger braucht um seine Förderung zu bangen, wenn der Abschlussbericht auch das ein oder andere Problem in der Durchführung beim Namen nennt!
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Abschluss der Förderung und Restzahlung
Wenn wir Ihren Verwendungsnachweis geprüft haben, erhalten Sie von uns einen Abschlussbrief, der im Falle von Abweichungen im Verwendungsnachweis gegenüber der Bewilligung eine detaillierte Berechnung enthält, aus der Sie ersehen können, wie sich der endgültige Zuschuss zusammensetzt. Der noch ausstehende Teil der Förderung wird Ihnen umgehend überwiesen. Damit ist das Förderverfahren – vorbehaltlich der Abschlussprüfung durch das DFJW – offiziell abgeschlossen.
Partner und Förderer
