Ablauf des Förderverfahrens

Organisationen der Kulturellen Bildung aus Deutschland kündigen der BKJ bis zum 20. Oktober des Vorjahres der Begegnung ihr Vorhaben an. Dazu finden Sie in unserem Download-Bereich ab August die neuen Formulare zur Planungsmeldung von deutsch-französischen Begegnungen.

Mit den Angaben der Planungsmeldung können wir prüfen, ob Ihr Vorhaben förderfähig ist und dem Fördergeber, dem Deutsch-Französischen Jugendwerk (DFJW), den Mittelbedarf mitteilen.

Bitte laden Sie das passende Formular für die Planungsmeldung herunter, füllen Sie es vollständig aus und senden Sie es fristgerecht per Mail an die BKJ.

Sobald die BKJ vonseiten des DFJW die Mitteilung erhält, mit welcher Fördersumme für das gesamte Jahr zu rechnen ist, senden wir Ihnen eine schriftliche Rückmeldung, ob und in welcher Höhe Ihre Begegnung voraussichtlich gefördert werden kann. Das ist die sogenannte Zuschussankündigung bzw. Inaussichtstellung der Förderung, die Sie spätestens Ende März von uns erhalten.

Sollte die der BKJ zur Verfügung stehende Fördersumme nicht ausreichen, müssen einzelne Anträge auf eine Warteliste gesetzt werden. In seltenen Fällen muss auch sofort eine Förderabsage erteilt werden. Auch da informieren wir Sie umgehend.

Mit der Zuschussankündigung werden Sie aufgefordert, auf der Basis der voraussichtlichen Zuschuss-Höhe den Antrag zusammen mit einer Projektbeschreibung und einem Programm der Begegnung einzureichen. Das Antragsformular finden Sie in unserem Download-Bereich. Bitte füllen Sie es vollständig aus und senden Sie es spätestens 3 Monate vor Projektbeginn an die BKJ.

Wir bearbeiten Ihren Antrag so, dass Ihnen vor Beginn Ihrer Begegnung eine schriftliche Bewilligung vorliegt. Gleichzeitig schicken wir Ihnen eine Checkliste für den Verwendungsnachweis sowie ein Informationsblatt des DFJW, das während der Begegnung an die Teilnehmer*innen verteilt werden muss.

Bitte senden Sie die der Bewilligung beiligende Bestätigung baldmöglichst unterschrieben an uns zurück. Auf diesem Weg können Sie uns eventuelle Änderungen in der Planung und Ihre Bankverbindung mitteilen. Nach Eingang der unterschriebenen Bestätigung überweisen wir Ihnen eine Abschlagszahlung in Höhe von 50 Prozent der bewilligten Fördersumme.

Nun kann Ihre Begegnung stattfinden. Während Ihrer Begegnung lassen Sie alle Teilnehmer*innen auf den Teilnehmenden-Listen des DFJW unterschreiben. Diese finden Sie in unserem Download-Bereich und müssen Sie vor der Begegnung ausdrucken.

Bitte tragen Sie Sorge dafür, dass alle direkt und indirekt beteiligten Akteur*innen – Jugendliche, Eltern, Betreuer*innen, Kooperationspartner*innen – sowie die Presse und allgemeine Öffentlichkeit auf die Förderung durch das Deutsch-Französische Jugendwerk aufmerksam gemacht werden. Dafür finden Sie hier das Logo des DFJW.

Bitte schicken Sie uns vier Wochen nach dem Ende der Begegnung das ausgefüllte und unterschriebene DFJW-Formular für den Verwendungsnachweis, einen ausführlichen Sachbericht, ein detailliertes Programm der Begegnung, die DFJW-Belegliste sowie die unterschriebenen Teilnehmer*innen-Listen zur Endabrechnung Ihrer Förderung zu. Die Formulare befinden sich in unserem Download-Bereich.

Wir weisen darauf hin, dass der Sachbericht ein wichtiges Medium im Rahmen der deutsch-französischen Begegnungspraxis und deren Weiterentwicklung darstellt und möchten Sie ermuntern, den Bericht den tatsächlichen Erfahrungen entsprechend abzufassen, auch wenn diese kritisch gewesen sein mögen. Kein Träger braucht um seine Förderung zu bangen, wenn der Abschlussbericht auch das ein oder andere Problem in der Durchführung beim Namen nennt!

Wenn wir Ihren Verwendungsnachweis geprüft haben, erhalten Sie von uns einen Abschlussbrief, der im Falle von Abweichungen im Verwendungsnachweis gegenüber der Bewilligung eine detaillierte Berechnung enthält, aus der Sie ersehen können, wie sich der endgültige Zuschuss zusammensetzt. Der noch ausstehende Teil der Förderung wird Ihnen umgehend überwiesen. Damit ist das Förderverfahren – vorbehaltlich der Abschlussprüfung durch das DFJW – offiziell abgeschlossen.